報連相で生産性を上げるには2

前回のコラムでは報連相してもらう目的や、あなたがどんな情報を欲しがってるのか?を伝えた方がいいですよ…といった内容をとっても簡単にお伝えしました。

今日はその続きです!

では3つ目の嫌われてもいい。ちゃんと報告連絡してもらうには…に参ります。

結論から書きますが、報告連絡をしてもらったら必ずお礼とフィードバックをしてください。裏返せば、お礼とフィードバックさえ欠かさず伝えていれば、報告も連絡も向こうからやってきます。

 

管理職の皆さんはこんな風にお考えかもしれません。

報告連絡なんて仕事を引き受けた以上、報告連絡するのが当然だろう!

確かにおっしゃる通りです。しかし、考えてみてください。当然だと思っているのは管理職のあなただけではありませんか?

部署内で、メンバー全員で、同じ認識を共有できていますか?

とっても大切なのは、チームスポーツでも仕事の部署でも外部のメンバーが関わるプロジェクトでも、同じことをイメージできている、共通する認識持っている…といことです。

同じ会社の人間なんだから、同じ部署の人間だから、同じ目標に向かっているメンバーだから共有する必要はないですか?確認しておかなくて大丈夫ですか?

私はむしろ、同じ部署・チームだからこそ、しつこいくらいに確認しておく、共有しておく、浸透させておくことが大切だと考えます。私は…ですよ。

どんな仕事でも同じですが、ただやらされている仕事はラクなものです。そしてやらされているから創意工夫がありません。責任感もありません。

仕事のヌケ、モレはそんな取り組み方のチームで起こります。

こんなハズじゃなかった…思っていたのと違っている…想定外だ…こんなことが何度も繰り返されその度に一からやり直し…では、管理職のあなたもメンバーも溜まったものではありません。

確かに報告も連絡も、するのは部下やメンバーです。そして報告、連絡を促せるのは上司や管理職だけです。

報告、連絡をしたくなる環境を用意するのも上司、管理職だけです。

その環境はお礼とフィードバック。それだけです。コストゼロ。高価なITツールも不要です。
無料でやれることはどんどんやりましょう。

このコラム最後は4.結局 大切なことはコレ です。

つまりは日頃のコミュニケーションを小まめに、適切に行ってくださいね…ということです。

部署やチームの空気を作るのは管理職、リーダーです。他の人は手伝ってくれますが、主体はあなたです。

チームの空気を作るのはコミュニケーション、会話、対話、雑談…。形はいろいろありますが、そういうことです。

数年前、ある研修に参加された管理職の方から質問をいただきました。

若手社員に仕事を頼むといつも決まって『それって意味あるんですか?』と聞いてくるんですが、正直それを言われるとイラッとします。どうしたら良いでしょう?

思わず私は言いました。

それって大チャンスですよね。意味がわかればやるってことですから。
なんのためにこの仕事をやるのか?その仕事が会社の将来にどうつながるか?発言した本人のキャリア形成にどうつながるか?なんて雑談じゃ言えない。
相手から教えてくれって言ってもらってる以上、言いましょうよ。

前もって用意しておいて訊かれたら「ヨッシャ来た!」と。「ちょっと長いけど聞いてくれるか?」と言って説明しましょう。多分2回目は言わなくなりますよ。

若い社員さんは「意味がわかったら」結構ちゃんと動いてくれますよ。

最後までご覧くださってありがとうございました。

ではまた。